Usprawnienie komunikacji biznes-IT

Działy IT realizujące projekty informatyczne dla biznesu mają często problemy z komunikacją z użytkownikami końcowymi. Typowe sytuacje to: duża liczba zmian i zgłoszeń od przyszłych użytkowników, brak właściwych priorytetów (moje oczekiwania są zawsze najważniejsze!), niezrozumienia procesów biznesowych przez IT, kłopoty ze zdefiniowaniem wymagań przez biznes, niezrozumienie możliwości/granic projektowanego rozwiązania czy słaba komunikacja dotycząca statusu prowadzonych prac. Proponujemy rozwiązania usprawniające współpracę biznes-IT polegające na: wdrożeniu mechanizmów zarządzania potrzebami/wymaganiami (uporządkowanie zgłoszeń, ich ocena i priorytetyzacja) oraz standaryzację komunikacji (zarówno od strony narzędziowej jak i metodycznej, obejmujące proces i szablony dokumentacji). Lepsza efektywność projektów osiągana jest poprzez właściwą organizację zespołu odpowiedzialnego za komunikację z biznesem, podniesienie kompetencji analityków i przedstawicieli biznesu oraz wdrożenie narzędzi wspierających definiowanie wymagań i opis procesów biznesowych.

Model korzyści:

• Terminowe realizowanie projektów poprzez skrócenie czasu zbierania wymagań oraz poprawę ich jakości
• Zwiększenie efektywności zespołów IT, dzięki poprawie komunikacji z użytkownikami końcowymi
• Obniżenie kosztów projektów przez zmniejszenie liczby błędów i zmian
• Podniesienie jakości dostarczonych rozwiązań poprzez lepsze ich dopasowanie do potrzeb biznesowych
• Zwiększenie poziomu jakości współpracy między biznesem a IT

Przykłady wdrożeń:

Duża firma ubezpieczeniowa. Projekt objął swoim zakresem: wdrożenie metod pracy i narzędzi w zespole analityków po stronie IT oraz szkolenia dla przedstawicieli biznesu z nowego podejścia, technik analitycznych i komunikacyjnych. W wyniku przeprowadzonych prac udało się skrócić przeciętny czas startu projektu o ok. 2 tygodnie, które w poprzednim modelu pracy tracone były na wstępne ustalenia i docieranie do informacji wcześniej zebranych i udokumentowanych przez inne zespoły. Równoczesne wdrożenie mechanizmu zarządzania potrzebami spowodowało zwiększenie przejrzystości współpracy, co zaowocowało zmniejszeniem liczby drobnych zmian ad-hoc nie mających często uzasadnienia ekonomicznego. Osiągnięto także zwiększenie poziomu satysfakcji po stronie departamentów biznesowych, dzięki dostarczeniu im mechanizmu pozwalającego na monitorowanie stanu realizacji ich potrzeb.