Obieg dokumentów w organizacji

Sprawne zarządzanie dokumentami jest niezbędne w każdej nowoczesnej organizacji. Zarządzanie dokumentami, czyli tzw. obieg dokumentów, obejmuje m.in. przyjmowanie i ewidencję dokumentów wpływających z zewnątrz, tworzenie i przetwarzanie dokumentów wewnętrznych, opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie), przekazywanie dokumentów na zewnątrz oraz ich gromadzenie i archiwizowanie. Elementy te są zazwyczaj wspomagane przez zaawansowane narzędzia informatyczne. Nasza firma dostarcza szeroki zakres usług obejmujący: zdefiniowanie procesu obiegu dokumentów w organizacji (workflow), analizę ról, procedur i architektury, pomoc w wyborze i implementacji rozwiązania.

Model korzyści:

• Usprawnienie pracy w zakresie obiegu dokumentów poprzez m. in. wyeliminowanie nieefektywnych czynności i ról oraz zbędnych typów dokumentów
• Uporządkowanie procesów poprzez stworzenie kompletnego opisu modelu obiegu dokumentacji w organizacji na potrzeby przyszłego wdrożenia elektronicznego systemu wspomagającego obsługę dokumentów (opis modelu może być traktowany jako zbiór wymagań na system) lub na potrzeby certyfikacji i audytów
• Podniesienie jakości świadczonych usług, przez wyeliminowanie opóźnień w procedurach wewnętrznych i w interakcji z otoczeniem

Przykłady wdrożeń:

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów zazwyczaj poprzedzone jest analizą i modelowaniem procesów biznesowych. W jednej z instytucji sektora publicznego przeprowadziliśmy projekt, którego celem było stworzenie w notacji BPMN modelu organizacji i procesów w niej funkcjonujących. Projekt obejmował przeprowadzenie wywiadów, podczas których analizowane były dotychczasowe praktyki obsługi dokumentów, ich bieżąca ścieżka obsługi, osoby (role) biorące udział w tej obsłudze wraz z wykonywanymi przez nie czynnościami. Na tej podstawie stworzony został bieżący model obiegu dokumentów, który podlegał optymalizacji pod względem dobrych praktyk, wymagań związanych z normami jakości oraz aktami prawnymi. Powstała dokumentacja posłużyła jako wkład dla zdefiniowania wymagań dla systemu informatycznego.